Asiakirjojen rekisteröinnin ja arkistoinnin tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) 12, 13 ja 14 artiklat

1. Rekisterinpitäjä 

Uudenmaan liitto, Y-tunnus 0201296-1
Esterinportti 2 B, 00240 Helsinki
Puhelin (09) 4757 411, sähköposti toimisto@uudenmaanliitto.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: tietosuojavastaava

2. Tietosuojavastaava

Nimi: Liisa Setälä
Puhelin 040 1681 989, sähköposti liisa.setala@uudenmaanliitto.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteriä käytetään erilaisten hallintoasioiden vireille saattamisessa, asioiden valmistelussa, ratkaisemisessa, päätöksenteossa, tiedoksiannossa ja asiakirjojen arkistoinnissa.

Asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta määrää, että asiakirjarekisteriin on merkittävä viranomaisen käsiteltäviksi annetuista ja otetuista asioista seuraavat tiedot:
  • asian vireille saattaja, asiakirjan saapumispäivä, tai, milloin asiakirja on viranomaisen laatima, sen laatimispäivä, sekä asian laatu
  • suoritetut välitoimenpiteet, selvitys- ja lausuntopyynnöt ja niitä koskevat asiakirjat
  • asian lopputoimenpiteet ja niitä koskevat asiakirjat

Osa näistä asiakirjoista sisältää henkilötietoja.

Asiakirjojen arkistointia ohjaa arkistolaki ja Kansallisarkiston päätökset ja määräykset.

4. Rekisterin henkilötietojen sisältö

Nimi ja yhteystiedot.

5. Henkilötietojen lähde

Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään ja viranomaisilta asian vireille tulon ja käsittelyn yhteydessä sekä oman toiminnan kautta.

6. Henkilötietojen vastaanottajat 

Pääsy rekisteröityihin ja arkistoituihin tietoihin on Uudenmaan liiton henkilöstöllä käyttöoikeuksiensa rajoissa. Pääsy rekisterin tietoihin on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. 

Tietoja luovutetaan rekisteröidyille ja viranomaisille heitä koskevissa hallintoasioissa, esimerkiksi päätöksen tai ratkaisun tiedoksiannon kautta.
Asianhallintajärjestelmän palveluntarjoaja Innofactor Oy käsittelee tietoja vain rekisterinpitäjän erityisestä pyynnöstä ja palvelun toteuttamiseksi. Tiedot sijaitsevat palveluntarjoajan palvelimilla ja konesaleissa.

7. Tietojen luovutus ja siirto kolmansiin maihin ja kansainvälisille järjestöille

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Toimenpiteiden metatietokortit, asiakirjat ja niissä olevat henkilötiedot säilytetään tiedonohjaussuunnitelmassa määrätyn ajan.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:
  • tarkastaa, mitä henkilötietoja hänestä on talletettu rekisteriin
  • saada virheellinen henkilötieto korjattua
  • rajoittaa tietojen käsittelyä
Pyyntö tulee lähettää sähköpostitse toimisto@uudenmaanliitto.fi tai postitse Uudenmaan liitto, Esterinportti 2 B, 00240 Helsinki. Viestiin viite "Asiakirjarekisterin tietojen tarkastuspyyntö".

Tarkastusoikeus on maksuton kerran vuodessa.

Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.

10. Profilointi

Rekisterin avulla ei tehdä profilointia eikä muuta automaattista päätöksentekoa.