Luottamushenkilötietojen tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) 12, 13 ja 14 artiklat

1. Rekisterinpitäjä 

Uudenmaan liitto, Y-tunnus 0201296-1
Esterinportti 2 B, 00240 Helsinki
Puhelin (09) 4757 411, sähköposti toimisto@uudenmaanliitto.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: tietosuojavastaava

2. Tietosuojavastaava

Nimi: Liisa Setälä
Puhelin: 040 168 1989, sähköposti: liisa.setala@uudenmaanliitto.fi 

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on toimielinten kokousten käytännönjärjestelyt sekä luottamushenkilöiden palkkionmaksu. 
Rekisteröidyt ovat Uudenmaan liiton luottamushenkilöitä.
Henkilötietojen käsittely perustuu kuntalakiin.

4. Rekisterin henkilötietojen sisältö

Henkilön tiedot:
Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika, henkilötunnus, henkilönumero, passikopio
 
Luottamushenkilö -tehtävään liittyvät tiedot:
Toimielimeen kuulumisen aloitus- ja päättymispäivämäärä
 
Palkkionmaksuun liittyvät tiedot: 
Palkkio, tilinumero, verotiedot, eläketiedot, ulosottotiedot, puolueverotiedot
 
ICT-laitteisiin liittyvät tiedot (maakuntahallitus):
iPad-laitteen tunnistetiedot, sim-kortin tiedot

5. Henkilötietojen lähde

Tiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään. Tietoja voidaan saada lisäksi puoluetoimistolta ja ulosottoviranomaisilta.

6. Henkilötietojen vastaanottajat 

Henkilötietoja käsittelevät Uudenmaan liiton henkilöstö- ja taloushallinto, luottamushenkilöhallinnon assistentti sekä käyttöjärjestelmien pääkäyttäjät. Käyttöjärjestelmiin kirjaudutaan henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Järjestelmien käyttöoikeuksia on rajattu siten, että kukin henkilötietojen käsittelijä pääsee käsittelemään vain hänen tehtävässään tarvittavia tietoja.

Brysseliin suuntautuvat matkat; Uudenmaan liiton Helsinki EU-Officelle luovutetaan henkilön nimi, syntymäaika ja kopio passista. Helsinki EU Office luovuttaa tiedot kootusti EU:n komissioon/parlamenttiin, jotka vaativat vierailun yhteydessä näitä tietoja. Helsinki EU Office hävittää ko. tiedot tietoturvallisesti heti, kun kyseinen vierailu on päättynyt.

Henkilötietoja käsittelee lisäksi palkkapalvelu Silta Oy. Silta käyttää alihankkijana HR-järjestelmään Accountor HR Solutions Oy:n Mepco-järjestelmää. Silta vastaa alihankkijoidensa toimista kuin omistaan. Silta sitoutuu pitämään salassa kaiken Uudenmaan liitolta saamansa materiaalin sekä toteuttamaan asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, joilla varmistetaan henkilötietojen käsittelyn riittävä turvallisuustaso.

Palkkioihin liittyviä tietoja käsittelevät lisäksi tilintarkastaja, Verohallinto, Keva, ja ulosottoviranomaiset.

Matkustamiseen liittyviä henkilötietoja käsittelee lisäksi Hogg Robinson Nordic Oy (HRG), joka luovuttaa henkilötiedot varauksen palveluntarjoajille, kuten hotelleille, lentoyhtiöille, rautatieyhtiöille ja autovuokraamoille.

Luottamushenkilöiden tiedot on tallennettu Uudenmaan liiton Päättäriin, joka on luottamushenkilöiden sähköinen kokouspalvelu. Täällä luottamushenkilöille on annettu oikeudet niihin toimielimiin, joihin he kuuluvat. Kunkin toimielimen jäsenten tiedot ovat näkyvissä kyseisen toimielimen jäsenille ja varajäsenille. Päättäriin henkilötiedoista tallennetaan henkilön nimi, sähköpostisosoite, puhelinnumero sekä puoluetieto. Sähköisen kokouspalvelun palveluntarjoaja Innofactor Oy käsittelee tietoja vain rekisterinpitäjän erityisestä pyynnöstä ja palvelun toteuttamiseksi. Tiedot sijaitsevat palveluntarjoajan palvelimilla ja konesaleissa Suomessa.

Tabletti-tietokoneisiin liittyviä henkilötietoja käsittelee Uudenmaan liiton tietohallintopäällikkö. Tabletti-tietokoneiden tietoja käsittelee lisäksi rahoituksesta vastaava 3 Step IT Oy. Sim-korttien tietoja käsittelee tarvittaessa liittymien palveluntarjoaja Telia Finland Oyj. Palveluntarjoajat käsittelevät tietoja vain rekisterinpitäjän erityisestä pyynnöstä ja palvelun toteuttamiseksi. Ne sitoutuvat pitämään salassa kaiken Uudenmaan liitolta saamansa materiaalin sekä toteuttamaan asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, joilla varmistetaan henkilötietojen käsittelyn riittävä turvallisuustaso.

Henkilötietoja käsitellään lisäksi eri käyttöjärjestelmissä, jotta henkilölle voidaan tarvittaessa antaa käyttöoikeudet kyseisiin järjestelmiin. Tällaisia järjestelmiä ovat Mediamaestro Oy:n Maestro (ostoreskontra) ja Innofactor Oy:n Sähköinen kokous.

7. Tietojen luovutus ja siirto kolmansiin maihin ja kansainvälisille järjestöille

Tietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.
 
Jos ulkomaanmatka suuntautuu kolmansiin maihin, HRG luovuttaa henkilötietoja kohteesta varatulle hotellille ja autonvuokraamolle ja lentoyhtiö luovuttaa tietoja kohdemaan viranomaisille. Tietoja luovutetaan myös kolmansiin maihin, jos palveluntarjoajan kotipaikka on EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella.
 
Palvelutoimittajien kanssa solmittujen sopimusten perusteella Maestrolla on oikeus siirtää palvelun toteuttamista varten henkilötietoja Euroopan unionin, Euroopan talousalueen tai muihin maihin, joiden Euroopan Komissio on todennut takaavan riittävän tietosuoja tason. Maestrolla on oikeus palvelun toteuttamista varten siirtää henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle tietosuojalainsäädännön nimenomaisten siirtoperusteiden mukaisesti.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään tiedonohjaussuunnitelmassa määrätyn ajan.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:
  • tarkastaa, mitä henkilötietoja hänestä on talletettu rekisteriin
  • saada virheellinen henkilötieto korjattua
  • rajoittaa tietojen käsittelyä
Pyyntö tulee lähettää sähköpostitse toimisto@uudenmaanliitto.fi tai postitse Uudenmaan liitto, Esterinportti 2 B, 00240 Helsinki. Viestiin viite "Henkilöstöhallinnon rekisterin tietojen tarkastuspyyntö".
 
Tarkastusoikeus on maksuton kerran vuodessa.
 
Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.

10. Profilointi

Rekisterin avulla ei tehdä profilointia eikä muuta automaattista päätöksentekoa.