Rekrytointiprosessin tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) 12, 13 ja 14 artiklat

1. Rekisterinpitäjä 

Uudenmaan liitto, Y-tunnus 0201296-1
Esterinportti 2 B, 00240 Helsinki
Puhelin (09) 4757 411, sähköposti toimisto@uudenmaanliitto.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: tietosuojavastaava

2. Tietosuojavastaava

Nimi: Liisa Setälä
Puhelin 040 1681 989, sähköposti liisa.setala@uudenmaanliitto.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käytetään rekrytointiprosessiin, joka käsittää työhakemusten vastaanottamisen, käsittelyn ja säilyttämisen. Rekisteri muodostuu työnhakijoiden henkilötiedoista.
Tietojen käsittely perustuu työnhakijan antamaan suostumukseen.

4. Rekisterin henkilötietojen sisältö

Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika, valokuva, työhistoriatiedot, koulutustiedot, henkilökohtaiset taidot (esim. kielitaito, IT-taidot).

5. Henkilötietojen lähde

Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.

6. Henkilötietojen vastaanottajat 

Tietoja käsittelevät Uudenmaan liiton henkilöstöhallinto pääkäyttäjän roolissa, kuhunkin rekrytointiin erikseen nimetyt vastuuhenkilöt Uudenmaan liitossa ja asianhallintajärjestelmän pääkäyttäjä. Pääsy rekisterin tietoihin on suojattu henkilökohtaisilla salasanoilla ja käyttäjätunnuksilla.

Jos rekrytointiin liittyy soveltuvuusarviointi ja henkilö suostuu arviointiin, tiedot luovutetaan lisäksi soveltuvuusarvioinnin tekijälle.

Rekrytointijärjestelmän palveluntarjoaja FCG Talent Oy/Kuntarekry käsittelee henkilötietoja vain rekisterinpitäjän erityisestä pyynnöstä ja palvelun tuottamiseksi. Tiedot sijaitsevat käyttöpalveluja tarjoavan kumppanin palvelintilassa, jonne pääsy on rajoitettu ja vartioitu.

Valitun hakemus tallennetaan Uudenmaan liiton Dynasty-asianhallintajärjestelmään ja arkiston henkilöaktiin. Jos rekrytointi toteutetaan rekrytointijärjestelmää käyttämättä, kaikki hakemukset tallennetaan asianhallintajärjestelmään. Palveluntarjoaja Innofactor Oy käsittelee tietoja vain rekisterinpitäjän erityisestä pyynnöstä ja palvelun toteuttamiseksi. Tiedot sijaitsevat palveluntarjoajan palvelimilla ja konesaleissa Suomessa.

7. Tietojen luovutus ja siirto kolmansiin maihin ja kansainvälisille järjestöille

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Tiedot säilytetään kaksi vuotta rekrytointipäätöksestä. Valitun henkilön hakemus säilytetään pysyvästi henkilöaktissa.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröity voi milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa lähettämällä vapaamuotoisen viestin sähköpostitse toimisto@uudenmaanliitto.fi tai postitse Uudenmaan liitto, Esterinportti 2 B, 00240 Helsinki.

Rekisteröidyllä on oikeus:
  • tarkastaa, mitä henkilötietoja hänestä on talletettu rekisteriin
  • saada virheellinen henkilötieto korjattua
  • saada tietonsa poistetuksi rekisteristä
  • rajoittaa tietojen käsittelyä
  • siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
Pyyntö tulee lähettää sähköpostitse toimisto@uudenmaanliitto.fi tai postitse Uudenmaan liitto, Esterinportti 2 B, 00240 Helsinki. Viestiin viite "Rekrytointirekisterin tietojen tarkastuspyyntö".

Tarkastusoikeus on maksuton kerran vuodessa.

Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.

10. Profilointi

Rekisterin avulla ei tehdä profilointia eikä muuta automaattista päätöksentekoa.